「Rubyプログラミングキャンプ 2019 in 松江」の運営話
はじめに
2019/11/9-10 に「Rubyプログラミングキャンプ 2019 in 松江」が開催されました。
nishiwaki-koberb.doorkeeper.jp
私自身は運営に関わっているので、今回は企画から当日までの運営についてまとめてみます。
開発合宿を考えている人の参考になればと思います。
目次
- はじめに
- 想定対象読者
- 前提
- Rubyプログラミングキャンプについて
- なぜ2019年は松江で開催したのか？
- 2019年開催までの流れ
- コミュニケーション方法
- 共有物
- 宿泊場所について
- 松江オープンソースラボ
- 気を遣ったところ/苦労したところ
- 最後に
想定対象読者
- 開発合宿を企画、運営する人
- 開発合宿の裏側について気になる人
前提
Rubyプログラミングキャンプについて
- 西脇.rb & 神戸.rbの主催
- 2015年から毎年10月、11月頃に開催
- Rubyの初心者さんも歓迎
過去には次の場所で開催しました。いずれも兵庫県内です。
なぜ2019年は松江で開催したのか？
一言で言うと、運営3人が参加できる日かつ参加できる場所という都合です。
- まず運営の3人の都合があう日程をリストアップ
- 過去開催地の予約状況を確認
- 3人の都合の合う日程（11/9、10）の前日に、運営の一人がRuby World Conference（RWC）に参加する予定が入っていた
- RWCの後に移動しやすい場所ということで松江開催を検討
- 人脈を使ったヒアリングと他の開発合宿のブログなどを参考に宿の候補をピックアップ
- https://tech.grooves.com/entry/2017/11/13/132514
- https://www.shimane-style.com/shimane-it/camp.html
- https://engineer.crowdworks.jp/entry/2014/10/30/development-camp-2014.html
- https://qiita.com/murajun1978/items/62be490ef3be8d49dff9
2019年開催までの流れ
2019年も開催することと初回の打ち合わせ日については、2018年開催時の振り返りで決めていました。
具体的には6月から検討を開始しました。
- 6月：日程と候補地を確定（予約も完了）し、タイムテーブルを検討
- 7月：Doorkeeperでの告知準備と告知
- 8月：申込者の状況を見つつ移動手段、予算表、当日の内容を調整
- 9月：当日の内容の準備
- 10月：参加者への詳細告知と各種ヒアリング
- 11月：最終調整、開催
コミュニケーション方法
運営メンバーでの打ち合わせや、宿の担当者、参加者とのやりとりは次のツールを利用しました。
運営メンバー間のやり取り
- Facebook Messenger（普段のやり取り用）
- 調整さん（オンラインミーティングの日程調整用）
- Zoom（オンラインミーティング）
- Dropbox Paper（打ち合わせのメモ、ToDoなど）
- Google Spread Sheet（予算表）
美保館（宿泊先）とのやり取り
- 最初はメール
- 途中からFacebook Messengerに切り替え（メールのレスポンスが遅かったので）
参加者全員のやり取り
- Slack
- GitHub ※成果物共有
- Rubyist Connect ※当日の自己紹介
共有物
いつでも参照できるように情報を整理していました。
- 全体のメモ（打ち合わせ内容とかToDoとか）
- メンバー表（名前やRuby歴、希望コース、交通手段などのヒアリング結果を一覧で管理）
- 予算表
- タイムテーブル
- 持ち物リスト
- 参加者全員のコミュニケーションの場（今回はSlack）
- 活動レポート（開催後に全員が感想などを勉強会のGitHub Wiki書く）
- 写真（開催後に共有）
宿泊場所について
開発合宿を開催するにあたって気になりそうな点をあげておきます。
場所
美保館（柘榴）
窓口
- 美保館の担当の方は定秀さん（お会いしたらわかりますが、とても明るい方で、そして一人何役もこなされています）
- 私達のリクエストに柔軟に応えてもらえたので、興味のある人は是非一度問い合わせてもらえればと思います！
開発向けの設備関係
- WiFi（パスワード認証あり）が使える
- プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードは有料で借りれる
- 2階のフローリングスペースには50インチのテレビもあるので、モニターとして使うことも可能
- 各部屋には32インチのテレビあり
- 電源タップは借りれるが、自分達でも用意した方が良い
- 2階のフローリングスペースにテーブルと椅子を用意してもらえた（プロジェクターを使うと8人くらいが丁度良い感じでした）
- 空いていれば本館の広いスペースも利用可能とのこと（バーがオープンするまでの時間）
宿泊関係
- メインの新館からは歩いて2、3分
- 13時頃にチェックイン可能
- 1棟貸し切り
- 部屋割は1階と2階で分けるくらい（1階の2間は襖で仕切るだけ、2階の2間は仕切りがないので実質1部屋扱い）
- 1階にキッチンがあり、IHコンロ、電子レンジ、トースター、冷蔵庫が使える
- お湯は電気ポットで沸かせる
- トイレは2つあるが1階のみ
- 洗面所は1階のトイレ横に小さなものが一つ
- 1階に浴室とシャワールームが1つずつある
- 大浴場は新館の7階にあり、24時間使える
- 自販機は新館にある。アルコール自販機は7階にあるが、小さく品数も少ないので、買っていった方が良い
- 柘榴前に駐車場が一つついてますが、普通車がギリギリのスペース。新館前の駐車場に止めるのが良い（駐車場は無料）
- アメニティは一般的なものはすべて揃っている
- 食事
* 夕食：17:30 - 19:30の間で開始
* 朝食：7:15 - 8:15の間で開始
* 宿泊プラン
* 1泊2食付き（スタンダード）
* 1泊2食付き（かに刺し付き）
* 1泊2食付き（カニ大鍋付き）
* 団体、早期予約割引あり
* カニ刺し8名、カニ鍋3名といったことも可能
* 1棟貸し切りで宿泊費は人数によって1人当たりの宿泊料が変化
* 10名以上は固定（最安値）
* 5〜8名でプラス料金A
* 3〜4名でプラス料金B
* 2名でプラス料金C
* 人数変更（キャンセル料の発生）
* 全キャンセルは15日前からキャンセル料が発生
* 3名以上のキャンセルは4日前からキャンセル料が発生
* 2名までの増減は前日でもOK
* プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード
* 有料で借りれます
* 松江駅<->美保館の送迎バス
* 定員28名と51名のバスと、定員10名のワゴン（人数に運転手を含む）
* 移動時間は1hくらい
* 有料でお願いできる
* 支払いにカードが使える
松江オープンソースラボ
松江オープンソースラボの勉強会の会場 | Doorkeeper
- WiFi（パスワード認証あり）が使える
- 使用料は無料！（営利目的では使えないなどの条件はあります）
- プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードも無料で借りれる
- 開発するのに十分な環境が整っていた
- 駐車場はないので、近くの有料駐車場を利用
気を遣ったところ/苦労したところ
今回に限ったこともありますが、毎年だいたい同じようなことに気を遣っています。
日程決め
- 運営メンバー3人全員が参加でき、宿泊先と2日目に作業できるスペースが空いている日で調整
開催場所（宿泊先）決め
毎年次の条件で探しています。
- 10人くらいが集まって開発ができるスペースがある
- プロジェクターやモニター、ホワイトボードなどを借りれる
- WiFiが使える（なければテザリング等で代用）
- 宿泊できる
- 大部屋一つではなく、いくつか部屋を確保できる（男女で部屋を分けるなどのため）
美保館（宿泊先）との調整
- 人数、夕食のコースの調整
- プロジェクター等の設備の確認と手配
- 送迎バスの手配
- 見積依頼
- 人数調整（キャンセルが発生した場合など）
参加予定者とのコミュニケーション
- 交通手段、食事のコース、当日やることのヒアリングなど（こちらのお願いの仕方がまずかったり、返事が遅かったりすることもあるので）
タイムテーブルの作成
集合時刻、解散時刻
- 大阪、神戸近辺の人が利用する交通機関の移動時間等を確認し調整
昼食場所決め
- いくつかピックアップ
松江 - 宿泊場所の移動方法と移動時間を確認し調整
- 公共交通機関もありますが、途中で乗り換えが必要で、時間調整が難しく断念
- 車に全員乗れなかったので、有料の送迎バスを手配
内容決め
- 今回は移動時間が多くなったので、大幅に見直し
- 例年は「自分のテーマに集中する」形一本でしたが、今回は「モブプロチーム」と「自分のテーマに集中するチーム」の2本立てで実施
- モブプロのお題や進め方の調整に時間がかかった
参加費の調整
- 参加人数によっても変動するので
- 送迎バスが必要となり追加費用が発生
最後に
いろいろとありましたが、皆さんに楽しんでもらえたようで嬉しかったです！
